ระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ Information Systems คือกระบวนการรวบรวม บันทึก ประมวลผล ข้อมูลให้เป็นสารสารเทศและเเจกจ่ายสารสนเทศเพื่อใช้ในการวางเเผน ควบคุมการทำงานและช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจระบบสารสนเทศสามารถนำมาประยุกต์ใช้เพื่อส่งเสริมการทำงานในทุกด้านเเต่ละด้านแบ่งออกได้หลายประเภทหลายรูปเเบบตามความต้องการของผู้ใช้ในด้านนั้นๆ เช่นระบบสารสนเทศที่ใช้ส่งเสริมการทำงานด้านอุสาหกรรม สามารถแบ่งเป็น 2 ประเภท ได้แก่
ระบบสารสนเทศการจัดการวัตุดิบและระบบสารสนเทศการจัดการผลผลิต
การใช้งานระบบสารสนเทศทุกประเภทจะต้องมีองค์ประกอบประกอบของระบบสรสนเทศทุกส่นจะต้องมีผลต่อประสิทธิภาพของการใช้งานระบบสารสนเทศนั้น
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศแบ่งเป็น 5 ส่วน ดังนี้
1.ฮาร์ดแวร์ (hardware) คือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ที่ใช้ในการประมวล เช่น คอมพิวเตอร์ แผ่นซีดี เครื่องพิมพ์
2. ซอฟเเวร์ (Software) คือชุดคำสั่งที่ทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศ ซอฟเเวร์ที่ใช้งานกับคอมพิวเตอร์แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ ซอฟเเวร์ระบบและซอฟเเวร์ประยุกต์ เช่น Microsoft Window XP Microsoft Excecel
3. ข้อมูลและสารสนเทศ (Data and Information) ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงต่างๆ ซึ่งอาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษ์ รูปแบบ เสียง
4. บุคลากร (Peoplewre) คือ ผู้เกี่ยวข้องกับสารสนเทศโดยบุคลากรในระบบสารสนเทศที่สำคัญแบ่งได้ 4 ระดับ คือ นักวิเคราะห์ระบบ โปรเเกรมเมอร์ เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานเครื่องและผู้ใช้
5. กระบสนการทำงาน (Peopleware) คือขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้สารสนเทศตามที่ต้องการเช่น การใช้บริการร้านเช่าหนังสือมีกระบวนการทำงาน คือ การสมัครสมาชิก การเลือกหนังสือ การยืมหนังสือและการคิดค่าเช่าหนังสือ
กระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศในแต่ละองค์กรจะแตกต่างกันตามลักษณะของการทำงานนั้นๆ ซึ่งแบ่งเป็น 4 ขั้นตอน ดังนี้
5.1 การนำเข้า (Input) เป็นการนำข้อมูลและสารสนเทศต่างๆที่เก็บรวบรวมข้อมูลการเข้าระบบ เช่น การพิมพ์ประวัติเจ้าของหนังสือ วันที่ และรายชื่อของหนังสือที่ให้เช่า
5.2 การประมวลผล (Process) เป็นการนำข้อมูลที่ได้ไปประมวลผลตามเงื่อนไขที่กำหนด โดยการเรียงลำดับ การคำนวณ การจัดรูปแบบ และการเปรียบเทียบ ตัวอย่างการประมวลผล
5.3 การแสดงผล (Output) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการเพื่อส่งเสริมหรือช่วยการตัดสินใจ เช่น การแสดงค่าเช่าหนังสือที่ต้องชำระ
5.4 การจัดเก็บ (Storage) เป็นการจัดเก็บข้อมูลหรือสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวกับระบบสารสนเทศ เพื่อให้ผู้ใช้ระบบสารสนเทศสามารถนำข้อมูลและสารสนเทศนั้นกลับมาใช้ใหม่ได้ในอนาคต เช่น การจัดเก็บรายชื่อหนังสือทั้งหมดที่อยู่ในร้านเช่าหนังสือ
ลักษณะของ DSS (Decision support System)
เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ช่วยในการจัดการรวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลที่มีซับซ้อน ซึ่งตอบสนองของผู้ใช้งาน ปัญหาที่แก้ไขด้วย DSS จะเป็นข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ตัวอย่างการใช้งาน DSS เช่น เมื่อเจ้าของกิจการต้องการปรับปรุงเครื่องจักรสำหรับผลิตปลากระป๋อง เจ้าของกิจการจะต้องนำเข้าข้อมูลต่างๆลงใน DSS เพื่อประมวลผลตามแบบจำลองที่สร้างไว้ว่าจะเกิดความคุ้มค่าหรือไม่ จากนั้นเจ้าของกิจการจึงจะตัดสินใจว่าควรจะซื้อเครื่องจักรใหม่ ซ่อมแซมเครื่องจักรเก่า หรือเลื่อนการดำเนินการออกไปก่อนเพราะไม่เกิดความคุ้มค่าในการลงทุน
ประโยชน์ของ DSS (Decision support System)
ให้ความสำคัญกับการนำสารสนเทศไปประกอบการตัดสินใจเพื่อปฏิบัติงานในชั้นต่างๆ ของกระบวนการทำงาน ซึ่งไม่ใช่การรวบรวมและการแสดงข้อมูลที่ใช้งานประจำวันทั่วๆไป
1.ช่วยประมวลผลและนำเสนอข้อมูลแก่ผู้ใช้เพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการทำงานและเป็นแนวทางการตัดสินใจ
2.ช่วยประเมินทางเลือกในการตัดสินใจภายใต้เงื่อนไขของปัญหาแต่ละสถานการณ์ทีมีลักษณะเฉพาะของสถานการณ์นั้นๆ
3.ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจในปัญหาที่มีความสลับซับซ้อนและข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
4.ช่วยสร้างความยืดหยุ่น ความสมบูรณ์ และความสะดวกในการตัดสินใจ
5.ช่วยเพิ่มพัฒนาการและความเข้าใจในศักยภาพการทำงานของเทคโนโลยีสารสนเทศที่ครอบคลุมมากกว่าการปฏิบัติงานทั่วๆไป
6. ช่วยนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่หลากหมาย เช่น ตัวอักษร แผนภูมิ ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว มัลติมีเดีย
7.ช่วยในการตัดสินใจที่ต้องการความรวดเร็วสูง ส่งเสริมการกำหนดกลยุทธ์ในการแข่งขันทางธุรกิจในองค์กรต่างๆ
8. ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันของบุคลากรในองค์กรด้วยการโต้ตอบแบบทันที
ส่วนประกอบของ DSS
จะมีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการตัดสินใจโดยตรง คือ ส่วนประกอบที่ดีจะทำให้เกิดกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพน่าเชื่อถือ แต่ถ้าส่วนประกอบไม่ดีก็จะทำให้กระบวนการทำงานขาดประสิทธิภาพ
1. อุปกรณ์ เป็นส่วนประกอบที่รวมฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ของคอมพิวเตอร์แบ่งตามบทบาทและหน้าที่ได้เป็น 3 กลุ่ม คือ
อุปกรณ์ประมวลผล ปัจจุบัน DSS สามารถใช้งานด้วยคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือพีซี ที่มีการเชื่อมต่อระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งสามารถติดตั้งซอฟต์แวร์ประเภท DSS โดยเฉพาะหรือประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์พื้นฐานประเภท ซอฟต์แวร์ตารางคำนวณ (Spreadsheet) หรือ ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (Database) ก็ได้
อุปกรณ์สื่อสาร เป็นการใช้ประโยชน์จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อส่งเสริมการทำงานระยะไกลและการทำงานเป็นกลุ่ม โดยเครือข่ายที่นิยมใช้ คือ เครือข่ายแลน (LAN : Local Area Network) สำหรับองค์กรขนาดเล็กและเครือข่ายแมน (MAN : Metropolitan Area Network) สำหรับองค์กรขนาดเล็ก ทำให้ต้องติดตั้งวีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ (Video Conference) เพิ่มในระบบเพื่อช่วยในการประชุมทางไกล (Teleconference) ของผู้ใช้งาน
อุปกรณ์แสดงผล การใช้งาน DSSจำเป็นต้องมีอุปกรณ์แสดงผลที่มีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อรูปแบบของข้อมูลนั้นๆ เพื่อช่วยถ่ายทอดข้อมูลและสารสนเทศที่ชัดเจน เช่น จอภาพคอมพิวเตอร์ที่มีความละเอียดสูงและสามารถแสดงผลในรูปแบบของมัลติมีเดีย
2. ระบบการทำงานของ DSS มีลักษณะเป็นชุดคำสั่งเฉพาะที่สร้างและพัฒนาขึ้นในรูปแบบที่เตกต่างกันตามลักษณะขององค์กร แบ่งเป็น 3 ส่วน คือ
ฐานข้อมูล (Database) เป็นการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศเฉพาะการทำงานของ DSS ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน ซึ่งจะช่วยในการแสดงผล ณ ขณะนั้นของระบบ
ฐานแบบจำลอง (Model Base) เป็นการรวบรวมแบบจำลองทางคณิตศาสตร์และแบบจำลองการวิเคราะห์ปัญหาของระบบเพื่อช่วยในการประมวลผลข้อมูล
ระบบชุดคำสั่ง (Software System) เป็นส่วนประกอบที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ฐานข้อมูล และฐานแบบจำลอง มักมีรูปแบบของระบบชุดคำสั่งในลักษณะของหน้าต่างโปรแกรม
3. ข้อมูล โดย DSS จะเก็บข้อมูลไว้ที่ฐานข้อมูลเพื่อนำไปประมวลผลในฐานแบบจำลองแล้วนำเสนอด้วยระบบชุดคำสั่ง ซึ่งข้อมูลดังกล่าวจะต้องมีปริมาณเพียงพอต่อการใช้งาน มีความถูกต้อง ทันสมัย มีความยืดหยุ่น และสามารถนำมาจัดและนำเสนอในรูปแบบเพื่อการวิเคราะห์ได้อย่างเหมาะสม
4. บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่มีบทบาทต่อการกำหนดเป้าหมายและความต้องการ การพัฒนา การออกแบบ และการใช้งาน
ผู้ใช้ (End – User) เป็นผู้นำเข้าข้อมูลและรับข้อมูลจาก DSS โดยไม่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลโดยตรงของระบบสารสนเทศ
ผู้สนับสนุนระบบสารสนเทศ (DSS Support) เป็นผู้ควบคุม ดูแลรักษาอุปกรณ์ และระบบการทำงานให้มีความสมบูรณ์และสามารถประมวลผลได้เต็มประสิทธิภาพตามความต้องการของผู้ใช้
ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของบุคคล
เป็นระบบสารสนเทศที่มีผู้ใช้หรือผู้ตัดสินใจเพียงคนเดียว ซึ่งเป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้มของเรื่องที่สนใจ ส่วนจะนำเสนอเป็นรูปแบบตาราง กราฟ เพื่อให้เข้าใจง่านและประหยัดเวลา
ช่วยให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ช่วยประหยัดเวลาในการสร้างความเข้าใจและการตัดสินใจของผู้บริหาร
สามารถนำสารสนเทศจาก EIS ไปอ้างอิงเพื่อดำเนินการทางธุรกิจได้สะดวกยิ่งขึ้น
ระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจของบุคคล
ระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจของบุคคลเป็นระบบสารสนเทศที่มีผู้ใช้หรือผู้ตัดสินใจเพียงคนเดียว ดังนั้นผู้ใช้จึงต้องตัดสินใจ ระบบสารสนเทศประเภทนี้มีอีกชื่อหนึ่งว่า ระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร หรือ EIS ซึ่งเป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึึกษาแนวโน้มของเรื่องที่สนใจ ส่วนใหญ่จะนำเสนอสารสนเทศในรูปแบบรายงาน ตาราง กราฟ เพื่อสรุปสารสนเทศให้เข้าใจได้ง่ายและประหยัดเวลา เช่น บริษัทแห่งหนึ่งต้องการเปิดสาขาเพื่อจำหน่ายผลิตภัณฑ์เพิ่มขึ้น ผู้บริหารจึงต้องนำข้อมูลต่างๆของบริษัทไว้ในฐานข้อมูลของ EIS เพื่อประมวลผลตามแบบจำลองที่สร้างไว้ จากนั้นผู้บริหารจึงนำสารสนเทศนั้นมาประกอบการตัดสินใจ
ลักษณะพิเศษของ EIS คือไม่จำเป็นต้องติดตั้งหรือทำงานบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ แต่ฮาร์แวร์และซอฟแวร์ที่ใช้ควรมีประสิทธิภาพสูง เพื่อให้ประมวลผลได้อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ
ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม
เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนามาจากระบบสารสนเทศสนบสนุนการตัดสินใจของบุคคลเรื่องจากการทำงานภายในองค์กรมักใช้การวิเคราะห์ข้อมูลจากผู้ใช้ที่มีจำนวนมากกว่า 1 คนในการตัดสินใจการแก้ปัญหา ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือในผลการตัดสินใจนั้นๆ
GDSS จึงต้องทำงานบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์และมีอุปกรณ์ส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มติดตั้งเพิ่มขึ้นในระบบสารสนเทศ GDSS ทำให้เกิดประโยชน์ดังนี้
1. เกิดความร่วมมือกันภายในองค์กรมากยิ่งขึ้น เนื่องจากทุกคนในองค์กรสามารถแสดงความคิดเห็นหรือนำข้อมูลใน GDSS ได้
2. ลดอคติต่อแหล่งที่มาของข้อมูลและช่วยกระตุ้นความคิดเห็นใหม่ ๆ เนื่องจากผู้แสดงความคิดเห็นผ่านทาง GDSS ไม่จำเป็นต้องแสดงข้อมูลของตนเอง
3. ลดปัญหาความขัดแย้งของข้อมูล เนื่องจาก GDSS จะรวบรวมข้อมูลจากฐานข้อมูลเดียวเท่านั้น ข้อมูลที่นำเสนอไปยังผู้ใช้ทุกคนจึงเป็นข้อมูลเดียวกัน
4. เพิ่มประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือของผลการตัดสินใจ เนื่องจากเป็นผลการตัดสินใจจากผู้ใช้หลายคน
ปัจจุบันมีการนำ GDSS มาใช้งานอย่างหลากหลายมากยิ่งขึ้น เช่น การประชุมทางไกล การสอบถามความคิดเห็น การลงคะแนนเสียง
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น